二、審核記錄的作用

 

　　根據國標中質量管理相關標準的闡述，審核記錄的作用可概括為記錄審核證據、記錄審核發(fā)現(xiàn)、為審核結論和認證決定提供支持依據三個方面。

 

　　因此，要滿足以上要求，審核記錄應包括足夠的細節(jié)，使它能反映受審核方質量管理體系的運行情況，判斷認證標準中的各項要求是否得到有效實施。

 

　　記錄中應記有每個符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據和每個不符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持的證據，用以支持認證決定的判斷。

 

　　在審核工作中，按照每一次的審核計劃，審核總體時間是一定的，審核記錄占用時間的多少會直接影響到其它審核活動的時間用量。作為審核員，只有明確了審核記錄的作用，才能更好地把握審核記錄的詳略程度，從而找到審核記錄與其它審核活動的時間平衡點，切實提高現(xiàn)場審核的有效性和效率。

 

三、審核記錄的記錄原則

 

　　從審核記錄的作用，我們可知審核記錄應表述審核證據和審核發(fā)現(xiàn)。但審核證據如何界定？審核證據和審核發(fā)現(xiàn)又該記到什么程度呢？

 

　　在每一次的審核中，我們會接觸到大量的信息。許多信息與審核目的、范圍、準則有關，但也有的信息與審核目的、范圍、準則無關，后者不是審核證據，前者如果未經證實也不是審核證據，凡是不屬于審核證據的信息則是不需要記錄的。

 

　　因此，審核證據和審核發(fā)現(xiàn)的記錄應堅持以下原則：

 

　　1、反映抽樣量。

 

　　審核是通過適當的抽樣進行的，比如抽查了多少文件、記錄，觀察了多少活動、產品實物、工作現(xiàn)場等。適當的抽樣，就是審核所獲得的樣本量對總體應有一定代表性。抽樣量太少，則不具備代表性或可信度不高。

 

　　為表明抽樣量對審核結論和認證決定的支持，審核員在現(xiàn)場審核時應首先詢問抽樣對象在審核期內的總量，再根據3%-5%的貫例決定抽樣量，并在審核記錄中詳細記錄，以明確反映審核抽樣的情況。

 

　　2、有可重現(xiàn)、可追溯性。

 

　　證據的一個重要屬性是“真實”性，審核記錄所反映的審核證據必須是真實存在的，具有可重現(xiàn)性，如果由他人重新審核，完全可再次查到。因此，審核員在現(xiàn)場審核中與員工、其他人面談時，要記下有關人員的姓名、所屬部門；審核文件、記錄時，要記下有關文件名稱、記錄的編號；檢查儀器、設備時，要記下有關儀器、設備的編碼/編號。

 

　　3、要適度簡明扼要。

 

　　實際審核經驗告訴我們，現(xiàn)場審核必須嚴格控制記錄的時間，以便能利用更多的時間來進行審核調查。

四、審核記錄的一些具體方法

 

　　在審核工作中，通常運用“問、查、看”的方式進行審核。對照不同方式，結合以往的審核經歷，筆者大致總結、歸納出一些通用的記錄方法。

 

　?。ㄒ唬?通過詢問、交談方式進行審核的記錄方法：

 

　　1、 記錄回答、交談者的姓名、職務和所屬部門（審核證據）；

 

　　2、 記錄回答問題的要點、主要內容（審核證據）；

 

　　3、 記錄對回答問題、交談內容的判斷結論（審核發(fā)現(xiàn)）。

 

　?。ǘ?通過查閱方式進行審核的記錄方式：

 

　　1、記錄受審核人員姓名、職務和所屬部門（審核證據）；

 

　　2、記錄所抽查書面材料的名稱和編號（審核證據）；

 

　　3、記錄所抽查書面材料的數量；

 

　　4、記錄審核判斷結論（審核發(fā)現(xiàn)）。

 

　　（三）對產品進行審核的記錄：

 

　　1、記錄產品所處地點（審核證據）；

 

　　2、記錄產品特征標記（審核證據）；

 

　　3、記錄審核的判斷結論（審核發(fā)現(xiàn)）。

 

　　（四）對過程進行審核的記錄方法：

 

　　1、記錄從事/參與此過程工作人員的姓名、職務、資格（審核證據）；

 

　　2、記錄此過程工作/作業(yè)名稱（審核證據）；

 

　　3、記錄主要工作/作業(yè)內容（審核證據）；

 

　　4、記錄審核的判斷結論（審核發(fā)現(xiàn)）。

 

　　總之，進行現(xiàn)場審核記錄時，審核員應根據具體環(huán)節(jié)和審核現(xiàn)場實際情況，靈活運用各種審核記錄方法，收集記錄有效信息。同時，做好現(xiàn)場審核記錄，提高現(xiàn)場審核質量，與審核員自身的語言表達、溝通、文字書寫能力也有一定關系。

 

　　但我認為其中最關鍵的，還是審核員是否具有較高的工作責任心，是否重視審核記錄。筆者相信，只要每一個審核員都能重視做好審核記錄，不怕多寫多練，不斷努力提高自己的審核記錄水平，就能在審核過程中準確、公正、簡潔、清晰地記錄下所收集到的各種證據，使記錄真實可靠，提供符合要求的、可信的審核報告，圓滿完成每一次審核任務。